Xu thế tất yếu của thời đại

Ngày nay, chuyển đổi số trong lĩnh vực giáo dục đang là xu thế tất yếu trong tất cả các trường học trên cả nước nói riêng và thế giới chung.

Nếu như trước đây các trường chỉ cần trang bị một phần mềm quản lý công tác đào tạo và khối lượng công việc đã được xem là hiện đại và tiên tiến. Thì ở thời điểm hiện tại, khi nhu cầu sử dụng và thao tác trên điện thoại của giảng viên và sinh viên ngày một tăng cao, đòi hỏi các trường phải kịp thời nắm bắt và có thêm cho mình các ứng dụng di động riêng, nhằm phục vụ công tác hoạt động tại nhà trường.

Nhận thấy được nhu cầu cấp thiết đó và cũng như đáp ứng đơn đặt hàng của Trường Đại học Cần Thơ. Từ năm 2021, Trung tâm Công nghệ phần mềm Trường Đại học Cần Thơ (CUSC) đã bắt tay vào công tác nghiên cứu và lập trình để cho ra đời các ứng dụng di động sao cho vừa đảm bảo đáp ứng nhu cầu đề ra của nhà trường, lại vừa thích hợp với xu thế hiện đại.

Vào cuối năm 2022 đầu năm 2023, ứng dụng MyCTUs và phần mềm CTU e-Office lần lượt được ra mắt và đưa vào sử dụng rộng rãi tại Trường Đại học Cần Thơ. Chỉ trong vài tháng, các ứng dụng này đã nhận được những phản hồi rất tích cực từ phía các thầy cô giáo và các bạn sinh viên trong nhà trường, khi đã đáp ứng được gần như đầy đủ sự mong đợi về một ứng dụng di động tiện lợi và nhanh chóng thay cho việc việc phải thao tác trên trang web như từ trước đến nay.

Với sự thành công này, vào hai ngày 07/4/2023 và 05/5/2023 vừa qua, CUSC đã nhận được lời mời và tiến hành ghi hình với Đài Truyền hình Vĩnh Long 2 để giới thiệu về các đặc điểm nổi bật của ứng dụng MyCTUs và phần mềm CTU e-Office.

Buổi ghi hình được diễn ra tại Hội trường CUSC với sự tham gia và đại diện trực tiếp trả lời các câu hỏi của anh Lê Hoàng Thảo - hiện đang là Giám đốc Trung tâm Công nghệ phần mềm Trường Đại học Cần Thơ, về những vấn đề xoay quanh quanh hai ứng dụng này.

Ảnh 1: Thạc sĩ Lê Hoàng Thảo - Giám đốc Trung tâm Công nghệ phần mềm Trường Đại học Cần Thơ trả lời phỏng vấn về các đặc điểm nổi bật của ứng dụng MyCTUs và CTU e-Office
Nguồn: Trích từ phóng sự đài THVL2

Bước tiến trong công cuộc quản lý và xây dựng trường học số

Trong buổi ghi hình, anh Lê Hoàng Thảo đã có những chia sẻ chi tiết về những đặc điểm nổi bật của hai ứng dụng này

1. Ứng dụng MyCTUs

Hình 2: Ứng dụng MyCTUs

MyCTUs là phiên bản ứng dụng di động của phần mềm Quản lý đào tạo - một phần mềm mà CUSC đã xây dựng và triển khai tại Trường Đại học Cần Thơ từ năm học 2007-2008. Từ đó đến cuối năm 2022, các công việc quản lý đào tạo của Lãnh đạo, Giảng viên và Sinh viên của nhà trường đều thực hiện hoàn toàn trên website thông qua hệ thống máy tính là chủ yếu. Đến nay, sau hơn 14 năm, ứng dụng di động MyCTUs đã được ra mắt và triển khai sử dụng trên toàn trường.

Ứng dụng MyCTUs được tích hợp đầy đủ các chức năng của phần mềm Quản lý đào tạo bản web và người dùng có thể thao tác trên ứng dụng tương tự như trên phiên bản web.

Bên cạnh đó, ứng dụng còn bổ sung và tích hợp thêm nhiều tiện ích mới giúp cho người dùng có những trải nghiệm tuyệt vời hơn so với bản web, có thể kể đến như:

- Đối với sinh viên:

+ Quản lý các thông tin chung của sinh viên;
+ Hỗ trợ đăng ký môn học trực tuyến ngay trên ứng dụng;
+ Thông báo thông tin về thời khóa biểu, lịch học, số phòng, thời gian bắt đầu của từng tiết học,...;
+ Thông báo về lịch thi, giờ thi, kết quả thi ngay khi giảng viên vừa cập nhật điểm xong,...

- Đối với giảng viên:
+ Quản lý các thông tin về tài chính, thu nhập;
+ Thông báo lịch họp, lịch giảng dạy, lịch công tác vào 10 phút trước khi bắt đầu;
+ Hỗ trợ đăng ký lịch sử dụng phòng học trực tuyến;
+ Hỗ trợ giảng viên thông báo lịch nghỉ, lịch dạy bù cho sinh viên kịp thời trước khi tiết học diễn ra,....

- Đối với lãnh đạo nhà trường:
+ Xem xét tình hình hoạt động của nhà trường, tình hình giảng dạy của giảng viên và tình hình học tập của sinh viên trong trường thông qua các biểu mẫu thống kê, báo cáo.
+ Hỗ trợ Lãnh đạo trường kịp thời đưa ra các chỉ đạo, điều hành dựa trên số liệu của các phòng ban và sinh viên cập nhật thông qua chức năng tích hợp dựa trên cơ sở dữ liệu data warehouse.

2. Phần mềm CTU e-Office

Hình 3: Giao diện đăng nhập Phần mềm CTU e-Office trên máy tính 

CTU e-Office hay hệ thống văn phòng điện tử Trường Đại học Cần Thơ là một phần mềm Quản lý văn bản trong đó tích hợp đầy đủ các chức năng: tiếp nhận văn bản đến, xử lý văn bản, bút phê, phổ biến văn bản, tham mưu, góp ý lãnh đạo và soạn văn bản đi như một quy trình trên thực tế.

Với mục tiêu xây dựng một phần mềm nhằm thay thế công việc quản lý văn bản thủ công như từ trước đến nay tại Trường Đại học Cần Thơ. Khi được đưa vào sử dụng, CTU e-Office đã phát huy được thế mạnh của mình và mang đến nhiều lợi ích trong quá trình sử dụng cho các thầy cô tại Trường Đại học Cần Thơ như:

a. Tiết kiệm thời gian tiếp nhận và xử lý văn bản

Với tính động của phần mềm, khi văn bản được gửi đến trường, chuyên viên tiếp nhận chỉ cần tiếp nhận, scan và nhập đầy đủ thông tin của văn bản lên phần mềm là có thể trực tiếp chuyển thông tin này đến Ban giám hiệu nhà trường.
Lúc này, Ban giám hiệu có thể xem xét nội dung văn bản, bút phê và chuyển văn bản đến cho phòng ban có liên quan.

b. Nâng cao hiệu quả xử lý và lưu hành văn bản

Khi văn bản được tiếp nhận, quá trình xử lý văn bản sẽ được ghi nhận, lúc này các đơn vị phòng ban có thể theo dõi văn bản mình tiếp nhận được ai xử lý, xử lý đến đâu và xử lý như thế nào.

Khi văn bản được xử lý xong sẽ được chuyển trực tiếp cho cán bộ phòng ban có liên quan thông qua phần mềm để nắm bắt thông tin kịp thời và nhanh chóng triển khai thực hiện.

Ngoài ra, thông báo này còn được gửi đến email của đơn vị để có thể nhanh chóng cập nhật nếu chưa kịp truy cập vào phần mềm.

Phần mềm e-Office giúp nâng cao hiệu quả lưu hành văn bản, các thông báo và chỉ đạo công việc trong hệ thống hoạt động của trường. từ đó giúp hạn chế tình trạng: chậm trễ, sai sót trong quá trình triển khai thông báo đến các cơ quan có liên quan.

c. Tiết kiệm nguồn nhân lực và chi phí vận hành

Trước đây khi chưa triển khai phần mềm, để xử lý các văn bản đến cần phải có nhiều chuyên viên phụ trách các công việc khác nhau: chuyên viên tiếp nhận, chuyên viên xử lý văn bản, văn thư,.... thì hiện nay các công việc này chỉ cần một chuyên viên là có thể thao tác được tất cả các quy trình này.

Hơn thế nữa, khi đã số hóa được quy trình quản lý và xử lý văn bản, các loại chi phí như in ấn, lưu trữ, vận chuyển, bưu điện đều được giảm thiểu đi rất nhiều. Nguồn chi phí tiết kiệm được có thể sử dụng cho các dự án khác mang tính chất quan trọng hơn của nhà trường.

d. Tối ưu hóa khả năng vận hành

Ban giám hiệu, các phòng ban có liên quan có thể thao tác, xử lý hay bút phê văn bản đến mọi lúc mọi nơi thay vì phải đến trực tiếp văn phòng làm việc mới có thể thực hiện như trước đây

e. Lưu trữ và truy xuất dữ liệu nhanh chóng

Dữ liệu được lưu trữ tập trung trên phần mềm nên có thể dễ dàng tìm kiếm, trích lọc và xuất dữ liệu khi cần thiết. Đồng thời tiết kiệm được rất nhiều không gian lưu trữ trên thực tế và tăng tính bảo mật của các văn bản được lưu trữ.

Có thể thấy, để giữ vững vị trí là trường Đại học hàng đầu tại khu vực Đồng bằng Sông Cửu Long. Trường Đại học Cần Thơ và Trung tâm Công nghệ phần mềm Trường Đại học Cần Thơ đã không ngừng nỗ lực để tạo nên những sản phẩm công nghệ hiện đại nhằm hỗ trợ tối ưu hóa việc học tập và làm việc tại nhà trường. Hướng đến mục tiêu đưa Trường Đại học Cần Thơ trở thành một trong những ngôi trường hoàn thành mục tiêu thực hiện chuyển đổi số trong lĩnh vực giáo dục đầu tiên trên cả nước.